La digitalización llevada a cabo por AuraQuantic ha permitido a Grup Heracles la reducción del uso de papel en un 75 % y el 100 % del cumplimiento de protocolos establecidos que le permiten ventajas estratégicas en un sector tradicional.
La compañía Grup Heracles, que engloba actividades dentro del ciclo de la construcción, ha logrado reducir en un 80 % su carga administrativa, así como la eliminación de procesos duplicados. De este modo, ha mejorado la gestión del tiempo de su plantilla y la toma de decisiones a través de la digitalización de procesos llevada a cabo con la plataforma tecnológica AuraQuantic.
Las cinco empresas que integran Grup Heracles han logrado, además, la reducción del uso de papel en un 75 % y el cumplimiento al 100 % de los protocolos establecidos, lo que les repercute en ventajas estratégicas en un sector tradicional poco digitalizado. De este modo, Grup Heracles se convierte en un referente en digitalización mediante la integración de diferentes tecnologías como la gestión y automatización de procesos (BPM) y la gestión documental inteligente.
El resultado se plasma en una mejor gestión del tiempo de trabajo y en un seguimiento en tiempo real de todos los procesos. En este sentido, todos los empleados, desde chóferes, maquinistas o encargados de obra registran su actividad diaria en la plataforma. De este modo se garantiza un mejor control del proceso productivo, ya que la plataforma ofrece información actualizada y detallada de la localización de los materiales, el estado de las obras y el seguimiento de los clientes.
Toda la información actualizada en tiempo real permite acelerar la toma de decisiones ya que la compañía dispone de ella de una forma centralizada y evita la duplicidad de datos e informaciones incorrectas. Este proceso permite, además, que toda la plantilla involucrada en estos procesos tenga un acceso práctico a todos los datos.
De este modo, la reducción de tiempo en la gestión de trámites y eliminación de errores ha mejorado la percepción de los clientes sobre la calidad del servicio de la compañía.
Principales retos durante el proceso
Los principales retos han sido la digitalización de los informes de obra, cuya gestión se realizaba 100 % en papel, y la creación de una unidad centralizada donde almacenar y consultar en tiempo real los datos necesarios para completar el proceso de venta.
AuraQuantic ha llevado a cabo este proceso en tres etapas. En la primera, se creó una solución personalizada para dar respuesta a los principales problemas detectados por la compañía. En la segunda etapa, se inició un periodo de pruebas que duró dos meses, con la finalidad de que los diferentes departamentos de la compañía se adaptasen al uso de la herramienta de forma fácil y progresiva. Por último, una tercera etapa de puesta en marcha.
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